در فصل قبل مبانی نظری (تئوری) حسابداری به طور اجمالی مورد بحث قرار گرفت . در این فصل مفاهیم سیستم و اطلاعات ، مورد بررسی قرار می گیرد .

• مروری بر سیستم حسابداری
• انواع سیستم حسابداری
• مراحل ایجاد سیستم حسابداری
• کنترل های داخلی در سیستم حسابداری مالی
• ساختار سیستم دفتر داری

مروری بر سیستم های حسابداری

از حسابداری به عنوان زبان تجارت یاد می شود و از اطلاعات حسابداری ، برای ایجاد ارتباط با محیط بیرونی و داخلی موسسه استفاده می کنند . تحولات اقتصادی و اجتماعی ، منشا تغییرات و بسط روش ها و تکنیک های حسابداری متناسب با نیازهای موسسات ، در اداره و کنترل تصمیم گیری شده است . به همین دلیل ، در سال های گذشته تشکل های حرفه ای در کشورهای مختلف به وجود آمده است .

کمیته همکاری های بین المللی حرفه ای که بعدا به نام کمیته استانداردهای بین المللی نامگذاری شد ، مسئولیت تدوین استانداردهای بین المللی را به عهده دارد . ویژگی های سیستم کاربردی حسابداری ، متناسب با نوع و طبیعت فعالیت های سازمان است .

عام ترین طبقه بندی سیستم های حسابداری ، موسسات انتفاعی در مقابل غیر انتفاعی است ، علاوه بر آن تفاوت هایی در سیستم حسابداری موسسات هر یک از دو گروه نیز وجود دارند . مثلا سیستم حسابداری فعالیت های تولیدی ، خدماتی ، پیمانکاری و … هریک دارای ویژگی های خاص خود هستند ، همچنانکه سیستم حسابداری بیمارستان با موسسات آموزشی یا موسسات خیریه متفاوت است . موسسات بخش عمومی به دلیل ویژگی های خاص خود ، تفاوت هایی با موسسات بخش خصوصی دارند . بنابراین سیستم حسابداری مورد نیاز هر سازمان دارای مشخصه های معینی می باشد که تابع شرایط ، محیط ، نوع ، قوانین و مقررات متفاوت است . علاوه بر آن سیستم های بهای تمام شده در هر موسسه متاثر از ویژگی ها و ماهیت فعالیت های آن موسسه و سیاست های مدیران شرکت خواهد بود .

انواع سیستم های حسابداری

سیستم حسابداری از جمله سیستم های اطلاعاتی در موسسه است . برخی از زیر سیستم های حسابداری در قلمرو سیستم های عملیاتی است ولی اغلب آن در زمره سیستم های اطلاعات مدیریت (MIS ) هستند .

مجموعه سیستم ها را به شکل زیر می توان طبقه بندی نمود :

اخیرا سیستم های هوشمند نیز در سیستم های مالی به کار گرفته می شوند .سیستم های حسابداری ، داده های (Data ) مربوط به فعالیت ها ، معاملات ، وقایع و رویدادهای مالی را دریافت ، کنترل و بر طبق روش های مصوب ، آنها را ثبت ، طبقه بندی ، تلخیص و گزارش می کنند . نمودار زیر نشان دهنده ی مراحل مختلف فعالیت های مراحل مختلف فعالیت های اصلی سیستم حسابداری است . تجزیه و تحلیل اطلاعات حسابداری در گروه سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری D.S.S قرار دارد.

انتخاب نحوه ی   اجرای سیستم برای هر موسسه پس از انجام مطالعات امکان سنجی صورت می گیرد . نکاتی که در مطالعات امکان سنجی مد نظر قرار می گیرند شامل موارد زیر هستند :

• حجم و پیچیدگی عملیات سیستم .
• ساخت و بافت نیروی انسانی (تخصص ، فراوانی ، تجربه استفاده کنندگان و … )
• اهمیت اطلاعات در تصمیم گیری با توجه به نوع فعالیت .
• هزینه استقرار و نگهداری سیستم (شامل تجزیه و تحلیل و فایده استقرار سیستم )
• ارزیابی محیط فعالیت های استقرار سیستم .

نحوه ی اجرای (کامپیوتری – دستی ) سیستم های مالی

عملیات حسابداری به دو شیوه ی دستی و یا کامپیوتری اجرا می شود . در سیستم های اجرای دستی از ابزارهای مکانیکی نیز می توان استفاده کرد . این ابزارها در برخی موارد تا حد ماشین هایی که قابلیت برنامه ریزی ساده را نیز دارند پیشرفت کرده اند . سیستم های اجرای کامپیوتری با توجه به مطالعات امکان سنجی به شیوه دستی (Batch  ) و یا همزمان (Online  ) اجرا می شوند . طیف گسترده ی نرم افزارها و تغییرات سریع آن و شقوق مختلف سبک اجرا (از اجرای کاملا دستی تا اجرای کامل به صورت کامپیوتری ) و همچنین درجه هم پیوندی بین سیستم های مختلف با سیستم مالی ، مراحل طراحی و استقرار سیستم حسابداری مالی را متنوع نموده اند . لذا کاربرد کامپیوتر به عنوان ابزاری که دارای سرعت ، دقت و قابلیت کنترل است ، در سیستم هایی که حجم عملیات آنها به بیش از بیست هزار رکورد در سال می رسد ، اقتصادی است . مضافا اینکه در سیستم هایی که نیاز به تصمیم گیری سریع و دسترسی آسان به اطلاعات ، حیاطی می باشد نیز از سیستم های با اجرای کامپیوتری استفاده می کنند .

معماری سیستم های اطلاعاتی با توجه به درجه رشد تکنولوژی اطلاعات ، کاربرد کامپیوتر را در سیستم های حسابداری از سیستم هایی که عملیات حسابداری مشخصی را انجام می دهند شروع و تا سیستم های پیچیده که در آنها صورت های مالی تلفیقی در محیط های پولی متفاوت صورت می گیرد گسترش می یابند . انواع سیستم های حسابداری به شرح زیر است :

• نوع مالکیت (خصوصی ، عمومی )
• نوع فعالیت (تولیدی ، بازرگانی ، خدماتی ، پیمانکاری ، عام المنفعه )
• طبقه بندی از نظر نحوه اجرا (نحوه ی اجرای دستی ، نحوه ی اجرای کامپیوتری )

در نحوه ی اجرای دستی نیز می توان سیستم هایی که ابزارهای مکانیکی و یا بعضا ابزار تک منظوره الکترونیکی را به کار می برند ، از سیستم های صرفا دستی مجزا کرد .

استقرار سیستم های کامپیوتری حسابداری مالی ، تقسیم وظائف جدیدی را نسبت به سیستم های اجرای دستی مطرح می کنند . اثرات اجرای کامپیوتری به نسبت اجرای دستی سیستم ها به شرح زیر است :

• پردازش اطلاعات در سیستم اجرای دستی از کل به جز و در اجرای کامپیوتری از جز به کل است . در سیستم دستی ابتدا دفتر روزنامه سپس کل و نهایتا انواع معین و دفاتر هزینه ثبت می شوند . در حالیکه در اجرای کامپیوتری داده ها در فرم ورودی به جز و بر مبنای مستندات اصلی تهیه و نگهداری می شوند . سپس خلاصه ثبت ها برای تحریر دفاتر قانونی و سایر گزارشات مورد استفاده قرار می گیرند .
• سرعت پردازش و حجم حافظه کامپیوتر ، نگهداری و تهیه گزارشات متنوع و متفاوت را فراهم می نماید . در حالیکه در سیستم های با اجرای دستی تهیه گزارشات با دشواری و صرف زمان طولانی میسر است .

اثرات فوق در اجرای سیستم کامپیوتری منحصر به تغییرات در بافت نیروی انسانی در سازمان مالی موسسه می شود . به عبارت دیگر ، نیاز به نیروی انسانی با کیفیت بالا افزایش پیدا می کند . علاوه بر آن درخواست اطلاعات جدید از سوی مدیران افزایش می یابد .

طراحی سیستم حسابداری برای هر موسسه با شناخت ویژگی های ذیل انجام می شود :

• نوع صنعت
• تنوع و حجم اطلاعات
• ساختار سازمانی
• دیدگاه و خواسته های مدیریت
• نیازهای استفاده کننده (داخلی – خارجی )
• محدودیت ها
• قوانین و مقررات
• اصول پذیرفته شده حسابداری
• استانداردهای حرفه ای

مراحل ایجاد سیستم حسابداری مالی

در قسمت های قبل ابتدا مروری بر سیستم حسابداری از دیدگاه عوامل موثر بر سیستم حسابداری انجام شد ، سپس انواع سیستم حسابداری از نظر نحوه ی اجرا و مبانی طبقه بندی و ضوابط امکان سنجی سیستم مورد بررسی قرار گرفت .

در این قسمت ، مراحل ایجاد سیستم  به طور عمومی و سپس مراحل ایجاد سیستم حسابداری مالی به طور مشخص مورد بررسی قرار می گیرند . متدولوژی ایجاد سیستم همواره در جهت تکامل و بهبود در حرکت بوده است . کارآیی و موثر بودن سیستم با کاهش هزینه ایجاد آن به نسبت منافع ناشی از اجرا در شرایط تجاری متعارف اندازه گیری می شود . شرایط تجاری عامل مهمی در توسعه روزافزون ایجاد سیستم محسوب می شوند . رقابت در بازارهای داخلی و توسعه ی موسسه و لزوم ارتباط در صحنه های بین المللی تجارت و تکنیک های جدید تصمیم گیری موجب پیچیدگی در سیستم های اطلاعاتی شده است . این پیچیدگی نیز به نوبه خود منجر به بهبود و ایجاد نوآوری در تکنیک های ایجاد سیستم های اطلاعاتی می شود .

متدولوژی و ایجاد سیستم

مجموعه ای از دستورالعمل ها و روش ها در فرآیند ایجاد یک سیستم را متدولوژی می نامند . این فرآیند شامل مراحل زیر است :

• مطالعات اولیه
• امکان سنجی
• تعریف (مسئله)
• استراتژی تجاری موسسه
• برنامه ریزی
• تجزیه و تحلیل
• طراحی ، ساخت ، تست و آموزش
• استقرار
• نگهداری و تهیه مستندات

در سال های اخیر سیستم های اطلاعاتی کامپیوتری (CIS )(Computer Information System  ) تحولات زیادی کرده است . اخیرا دیدگاه های شی گرا (Object Oriented  ) موجب تغییرات اساسی در روش های ایجاد سیستم های کامپیوتری شده اند  .

متدولوژی ساخت یافته  (Structured Methodology  )

متدولوژی متداول در ساخت سیستم در سال های اخیر ، متدولوژی ساخته یافته است که پس از به کارگیری متدولوژی چرخه زندگی (Software Lifecycle  ) و قبل از متدولوژی شیء گرا Object Oriented )  ) مطرح شده ، این متدولوژی به نام های زیر در جامعه ی حرفه ای معرفی شده است :

• متدولوژی   Demarco        ساختار   Structured Analysis
• متدولوژی  Gane-Sarson    ساختار   Structured Analysis
• متدولوژی   Yourdon         ساختار   Structured Analysis
• متدولوژی     Jackson        ساختار   Structured Analysis
• متدولوژی Warnier-orr       ساختار   Data Structured System Development
• متدولوژی Martin              ساختار   Information Engineering

متدولوژی های فوق از نظر نحوه ی نگرش به مراحل مختلف ساخت سیستم با هم تفاوت هایی دارندد که برای آگاهی بیشتر می‌توان به منابع ذیل مراجعه کرد .

Mcclure-e,Case is Software Automation , 1989 Prentice Hall .

Fisher A.S Case Using Software Development Tools , 1988 , John Wiley & Sons .

Martin.J. Information Engineering Trilogy 1989 , Prentice Hall .

 

 

متدولوژی مهندسی اطلاعات (IE  )Information Engineering               

به منظور توضیح بیشتر در مورد متدولوژی ساخت سیستم حسابداری ، اصول اولیه متدولوژی مهندسی اطلاعات که توسط جیمز مارتین عرضه شده است ، به طور خلاصه مورد بررسی قرار می گیرد . مهندسی اطلاعات بنا به تعریف عبارت است از :

کاربرد مجموعه به هم پیوسته دستورالعمل ها و روش های شناخته شده و رسمی جهت برنامه ریزی ، تجزیه و تحلیل و ساخت سیستم اطلاعاتی در موسسه به مثابه یک کل یا بخش اعظم آن .

در متدولوژی مهندسی اطلاعات از روش ساخت یافته استفاده شده است ، با توجه به تعریف فوق مشخصه های ذیل قابل بیان است:

• به کارگیری روش ساخت یافته
• نگرش به موسسه به مثابه یک کل
• مراحل ایجاد سیستم شامل برنامه ریزی ، تجزیه و تحلیل و ساخت .

مراحل مختلف ایجاد یک سیستم از نظر مارتین به شکل یک هرم توصیف می شود ، در راس هرم ، برنامه ریزی استراتژیک قرار دارد . نیازهای مطرح شده در برنامه های استراتژیک ، بر تمام فعالیت های موسسه از جمله ساخت سیستم تاثیر دارند . همچنین تامین نیازهای اطلاعاتی برنامه استراتژیک به نوبه خود در ساخت و طراحی موثر است . پس از ملاحظه و بررسی برنامه های استراتژیک مرحله تجزیه و تحلیل است ، در این مرحله مدلی از داده های پایه و اساسی و پردازش های مورد نیاز برای انجام ماموریت و عملیات موسسه ساخته می شود . این مطالعه منجر به تعیین سیستم های مورد نیاز می شود . مرحله سوم طراحی و مرحله آخر ساخت سیستم است .

در سمت چپ هرم ، داده ها و در سمت راست آن فعالیت ها قرار دارند . داده ها و فعالیت ها هر دو از راس تا قاعده ی هرم گسترده هستند . تفکیک فعالیت ها و داده ها تا پایین ترین سطح سازمان و موسسه ادامه دارد . نیازهای اطلاعاتی مدیریت برای کنترل ، تصمیم گیری و انجام فعالیت های موسسه از سوی مدیریت عالی تعیین می شود و توسط سطوح اجرایی تحقق می یابد . لذا این نیاز ، سطح تکنولوژی مناسب را تعیین می کند . به عبارت دیگر تعیین نوع و ساختار اطلاعاتی مورد نیاز و تعیین تکنولوژی مناسب به عنوان ابزاری برای اداره ی بهینه و قابل رقابت به عهده مدیریت رده بالای موسسه است .

سیستم اطلاعاتی موسسه ، بر پایه نیازهای اطلاعاتی سطوح مختلف و مدل تصمیم گیری در موسسه (حدود اختیارات ) طراحی می شود ، علاوه بر آن مدیریت عالی ، در مورد توسعه سیستم های اطلاعاتی و به کارگیری تکنولوژی جدید تصمیم گیری میکند . لذا نظام اطلاعاتی موسسه در بطن فعالیت های آن قرار دارد که با توجه به نوع فعالیت ها ، نیازهای اطلاعاتی متناسب با درجه رقابت بازار تعیین می شوند .

در مرحله ی تجزیه و تحلیل ، یکپارچه سازی و همگن کردن مدل منطقی داده ها انجام می شود .

برای تحقیق این مرحله روش هایی تدوین می شود تا فعالیت موسسه بتواند به صورت همگن ،متناجس و مرتبط (Integrated  ) انجام شود . بر اساس این روش ها یکپارچه سازی و همگن کردن (Normalization  ) انجام می شود .

در مرحله طراحی با توجه به ویژگی هر فعالیت ، ساختار داده های هر رکورد طراحی می شود و نهایتا در مرحله ساخت ، طراحی تفصیلی انجام و برای برنامه نویسی آماده می شود .

مراحل متدولوژی مهندسی اطلاعات (IE  ) به صورت زیر خلاصه می شوند :

• برنامه ریزی استراتژی اطلاعات Information Strategy Planning
• تعیین استراتژی قابل اطمینان
• تعیین اهداف و عوامل موفقیت در مدیریت عالی موسسه
• تعیین نوع تکنولوژی مناسب برای ایجاد سیستمی که قابلیت رقابت و استفاده از فرصت های فراهم کند .
• ارائه دیدگاه کلی درباره ی فعالیت ها ، داده ها و نیاز اطلاعاتی .
• تجزیه و تحلیل Analysis
• تعییین پردازش های مورد نیاز برای اداره ی موسسه
• تعیین چگونگی ارتباط بین پردازش های مختلف
• تعیین داده های مورد نیاز .
• طراحی سیستم  System Design
• چگونگی و نحوه ی انجام پردازش ها
• ارتباط با استفاده کننده نهایی برای تدوین روش های پردازش
• ساخت Construction
• تهیه برنامه های اجرایی برای روش های تدوین شده

انتخاب و به کارگیری ابزارهای برنامه نویسی

زیر سیستم های حسابداری مالی

حسابداری مالی از زیر سیستم های زیر تشکیل می شود :

سیستم کنترل اسناد ورودی : این سیستم اغلب به صورت دستی اجرا می شود . برخی از سیستم های مرتبط با سیستم دفترداری به صورت کامپیوتری کنترل می شود . مثلا انتقال اطلاعات سیستم حقوق و دستمزد به سیستم دفترداری .

سیستم صدور اسناد :  این سیستم به صورت کامپیوتری اجرا می شود . بدین ترتیب که داده های ورودی پس از کنترل و تشخیص به آرتیکل حسابداری تبدیل و می تواند بر حسب اختیارات مجاز تایید و تصویب شود . به عبارت دیگر در پرونده ی اصلی ثبت شود .

سیستم گزارشات :  سیستم گزارشات مبتنی بر نیازهای مختلف سایر سیستم ها دارای انواع گزارشات زیر است :

• گزارشات مربوط به ثبت دفاتر قانونی
• گزارشات اطلاعات مورد نیاز مدیریت
• گزارشاتی برای سایر سیستم ها مانند طبقه بندی هزینه بر حسب عوامل و مرکز هزینه جهت سیستم بهای تمام شده و بودجه .
• گزارشات نهایی به صورت مالی و یادداشت های ضمیمه .

برای استقرار سیستم حسابداری صرف نظر از این که سیستم به صورت دستی یا کامپیوتری اجرا شود باید رویدادهای دوره ی فعالیت های موسسه را مورد بررسی و شناخت قرار داد . اغلب فعالیت های موسسات به صورت عام ، مشابه هستند اما ویژگی های هر موسسه می تواند منجر به تفاوت هایی گردد . رویدادهای دوره ی فعالیت های موسسه شامل خرید ، نگهداری و فروش است و چنانچه فعالیت موسسه تولیدی باشد شامل خرید ، نگهداری و فروش است . هر یک از این فعالیت ها یک زیر سیستم اصلی است و تجزیه (Decomposition  ) آنها به زیر سیستم ها ساختار سیستم را تشکیل می دهد .

کنترل های داخلی در سیستم حسابداری مالی

پس از بررسی مراحل شناخت سیستم حسابداری ، در این قسمت تعریف کنترل های داخلی و نکات آن در رابطه با سیستم حسابداری مورد بررسی قرار می گیرد . انجام وظائف محوله در یک سیستم بدون اطمینان از صحت و کامل بودن گردش اطلاعات ارزش کاربردی اطلاعات پردازش شده را در تصمیم گیری کاهش می دهد . به منظور حصول اطمینان از اطلاعات تهیه شده ، روش ها و تکنیک های کنترلی مناسب تهیه و تدوین می شود .

اعمال کنترل های داخلی به منظور نگهداری دارایی های شرکت ، تهیه گزارشات صحیح و جلوگیری از اشتباهات و خسارات وارده در سیستم حسابداری ، اولین گام در طراحی سیستم حسابداری محسوب می شود .

کنترل داخلی دو هدف مهم را دنبال می کند :

• نگهداری دارایی ها (بخصوص وجوه نقد و موجودی ها )
• حصول اطمینان از صحیح بودن و کامل بودن ثبت های حسابداری

علاوه بر نکات عمومی فوق در کنترل های داخلی ، مسئله نگهداری اطلاعات (در سیستم های اطلاعاتی کامپیوتری ) و اداره امور شرکت ، اهمیت ویژه ای دارد . برخی از کنترل ها در محیط نرم افزارهای پایه در نظر گرفته می شود . برخی دیگر در سطح سیستم کاربردی اعمال می گردد ، در این مورد می توان کنترل ورود اطلاعات با موازنه بودن آرتیکل های وارده ، صحیح بودن حساب به وسیله ی کد کنترل حساب و کنترل ماعیت حساب را نام برد که در سطح سیستم کاربردی اعمال می شود و کنترل اماکن دسترسی به اطلاعات در سطح نرم افزار پایه و سیستم کاربردی را امکان پذیر می سازد . نگهداری اطلاعات ناشی از خرابی های سخت افزاری و تجهیزات جانبی نیز از جمله کنترل هایی است که باید با توجه به اهمیت سیستم در انتخاب سخت افزار ، محیط نرم افزارهای پایه و روش های مورد استفاده در نگهداری سوابق (Backup  ) در نظر گرفته شود . علاوه بر اهداف کنترلی حسابداری ، اهداف کنترلی مدیریت نیز مطرح است که یکی از افزایش کارآیی در عملیات و دیگری ایجاد علاقه و پیگیری سیاست های موسسه توسط کارکنان است .

اعمال سیاست ها و اهداف کنترلی در موسسه در گزارشات سیستم های مالی منعکس و به عنوان ابزاری در اداره مطلوب موسسه در اختیار سطوح مختلف مدیریت قرار می گیرد . به عنوان مثال بودجه ، نمونه بارز سیستم کنترل عملیات مراکز هزینه در موسسه است . تهیه گزارش مالی و مقایسه با رقبا وضعیت فعالیت موسسه را ارزیابی و در برنامه ریزی استراتژیک نیز نقش اساسی دارد . سیستم حسابداری به تنهایی نمی تواند از عهده اعمال کنترل های داخلی برآید ، بلکه باید با ارتباط سایر سیستم ها زمینه برقراری سیستم کنترل های داخلی در موسسه را به وجود آورد . ارتباط متقابل سیستم حسابداری با سایر سیستم ها موجب می شود  مابه ازاء ریالی فعالیت های موسسه در سیستم مالی ، با تغییرات کمی مقایسه و گزارشات تحلیلی ارائه شود . ازتباط متقابل سیستم حسابداری با سایر سیستم ها می تواند ابزار قدرتمندی را برای مدیران در کنترل های داخلی ، تخصیص منابع و مصارف موسسه قرار دهد .

رویه ها و روش های مورد نیاز در اعمال کنترل های داخلی دامنه ی گسترده و متنوعی را در بر می گیرد که باید در طراحی هر سیستم در نظر گرفت . عناصر موثر در اعمال کنترل های داخلی به شرح زیر طبقه یندی می شوند :

• صداقت و کاردانی کارکنان مجری                             Honest And Capable Employee
• تقسیم وظائف و روشن بودن حدود اختیارات               Separation of Clear Delegation  and Duties
• رویه های صحیح                                                  Proper Procedures
• مستندات مناسب (شماره گذاری مسلسل اسناد )    Suitable Documents
• کفایت کنترل فیزیکی دارایی و ثبت آن                       Adequate Physical Control of Assets  and Records
• تایید توسط مراجع مستقل                                     Independent Verifications

آنچه مورد بحث قرار گرفت مربوط به طراحی سیستم حسابداری مالی به طور کلی صرف نظر از نحوه ی اجرای (دستی / کامپیوتری) است . در این قسمت ضوابط کنترلی مورد نیاز برای طراحی سیستم دفترداری (Book keeping  ) بررسی می شود .

• تعیین شماره سند به طور مسلسل توسط سیستم کاربردی : طراحی مفهومی سیستم دفترداری براین فرض استوار است که وقایع و رویدادهای اقتصادی به ترتیب توالی و بر اساس روش های کنترلی موسسه ثبت می شود . لذا ، تعیین شماره سند توسط سیستم به صورت مسلسل از تاخیر ثبت جلوگیری می کند .
• امکان حذف از سیستم میسر نباشد : در این بخش چنانچه حسابی گردش نداشته باشد میتواند به عنوان حساب غیر فعال در سیستم نگهداری شود و در گزارشات و انجام پرس و جو (Query  ) پردازش نشود . این کنترل از حذف حساب هایی که دارای گردش یا مانده باشند ، جلوگیری می کند . مضافا امکان دستکاری عمدی را کاهش می دهد و نهایتا در صورت فعال شدن حساب ، ایجاد حساب جدید مورد نیاز نیست .
• کنترل موازنه بودن سند : این کنترل تا حد زیادی می تواند از ورود اطلاعات مربوط به ارقام غلط جلوگیری کند . با دریافت آخرین ردیف و مقایسه ی ردیف های ایجاد شده در سیستم ، در صورت وجود مغایرت از قلم افتادگی را کنترل می کند .
• کنترل و معرفی پارامترهای سیستم : پارامترهای سیستم شامل سرفصل حساب ها ، مراکز هزینه ، محل حساب و ماهیت حساب است . در مواردی که یکی از اطلاعات فوق صحیح نباشد سیستم می تواند پیغام مناسب را با توجه به ضوابط مورد نظر اعمال کند . به عنوان مثال با محدود کردن طیف حساب های قابل قبول می توان از پذیرش حساب هایی که در محوده تعریف شده نباشند جلوگیری به عمل آورد ، یا حساب هایی که باید دارای حساب تفصیلی باشند در هنگام ورود اطلاعات ، دریافت شماره تفصیلی را کنترل کند . این قبیل کنترل ها با در نظر گرفتن خواسته های هر موسسه می تواند فعال یا غیر فعال شود .
• کنترل آرتیکل های حساب با صورت خلاصه دستی : چنانچه ارقام مستندات وارده به حسابداری که باید به صورت آرتیکل حسابداری نگهداری شوند در یک گزارش ثبت شده و سپس با جمع آرتیکل مقایسه شود از حذف یا قلم افتادگی جلوگیری می شود .
• کنترل عدم دسترسی به اطلاعات ثبت شده : طبق آئین نامه تحریر دفاتر قانونی خلاصه عملیاتی که به صورت روزانه ثبت می شوند باید حداقل یک بار در ماه در دفاتر قانونی پلمپ شده ثبت شوند . بدین منظور باید ترتیبی اتخاذ شود که امکان دسترسی و ویرایش برای آرتیکل هایی که خلاصه آنها در دفاتر قانونی ثبت شده است ، وجود نداشته باشد .
• کنترل از دست دادن داده ها : در سیستم های موجود به دلائل مختلف احتمال خراب شدن داده ها وجود دارد و سیستم باید به گونه ای طراحی شود که دارای پشتیبانی مناسب به هنگام خرابی و اطلاع آن به کاربر باشد . به عنوان مثال نگهداری مستمر تعداد آرتیکل های قطعی نشده و جمع آنها ، آرتیکل های تغیییر یافته و جمع آنها و مقایسه با وضعیت موجود می تواند هرگونه تغییر و خرابی داده های احتمالی توسط کاربر را مشخص نماید .
• کنترل های متقابل بین سیستم حسابداری و سایر سیستم ها : سایر سیستم هایی که به صورت کامپیوتری اجرا می شوند بر حسب درجه ارتباط می تواند ماخذ مناسبی برای کنترل های موازی بین سیستم دفترداری و سایر سیستم ها باشد .

اشتباهات عمدی و غیر عمدی :

امکان اشتباهات غیر عمدی در هر سیستمی وجود دارد . یکی از ویژگی های سیستم های مناسب جلوگیری از بروز اشتباهات عمدی و کوشش در رفع و فراهم ساختن محیط اصلاح آنها است . بنابراین یکی از وظائف سیستم مالی جلوگیری از بروز اشتباهات در سایر سیستم ها است . سیستم مالی با انعکاس فعالیت ها به واحد اندازه گیری (پول) قادر است به عنوان یک مکانیزم کنترلی در موسسه عمل کند . سیستم بهای تمام شده محصولات و خدمات ، و نگهداری اطلاعات دوره های گذشته با ملاحظه عوامل و متغیرهای دوره ی جاری ، کنترل عمومی فعالیت های موسسه را به عهده دارد . جهت تحقق این نظام کنترلی ، بخشی از وظائف در سیستم حسابداری مالی و نهایتا در سیستم دفترداری انجام می شود . شاخص ترین کنترلی که توسط سیستم های بهای تمام شده اعمال می گردد ، کنترل تولید ، مصارف و منابع بودجه شده است . آنچه در سطح دفترداری و کنترل سیستم اطلاعات حسابداری مطرح می شود به شرح زیر است :

• روش ثبت دو طرفه : روش ثبت دو طرفه یکی از مهمترین ابزارهای جلوگیری از اشتباهات است ولی موازنه ی طرف بدهکار و بستانکار به تنهایی به مفهوم صحت ثبت نیست . کنترل ثبت صحیح می تواند از طریق پذیرش حساب هایی باشد که به عنوان حساب متقابل تعریف شده باشند . در سیستم کامپیوتری می توان روشی را اتخاذ کرد که با معرفی یک طرف حساب ، طرف مقابل تنها در طیف حساب های معرفی شده مورد قبول واقع شود .
•   آزمون های کنترل (Audit trail  ):  ارتباط و پیوستگی بین مستندات و ارقام ثبت شده در سیستم دفترداری می تواند از اشتباهات غیر عمدی جلوگیری به عمل آورد . روش مرسوم حفظ ارتباط ار طریق شماره گذاری مستندات و آرتیکل های حسابداری میسر است . هر آرتیکل حسابداری به ترتیب در دفتر روزنامه درج و سپس به دفتر کل منتقل می شود و نهایتا در حساب های معین یا تفصیلی به منظور تهیه گزارش و یا امکان کنترل و پاسخگویی ثبت می شوند . بنابراین چنانچه امکان دستیابی به مستندات و شماره ی آرتیکل حسابداری مورد نظر وجود داشته باشد ، امکان دستیابی به حساب هایی که به آن آرتیکل مربوط می شود نیز وجود دارد . در روش دستی ، زنجیره ی عطف گذاری را به دو بخش متمایز تقسیم می کنند . اول ، مستندات مربوط به معاملات موسسه و سند حسابداری . در این مورد شماره سند حسابداری به عنوان عطف مورد استفاده قرار می گیرد . سپس عطف هایی است که مربوط به شماره صفحات دفتر روزنامه با کل ، کل با معین و معین با تفصیلی باشند . در روش دستی بین حساب های رده ی بالا به نسبت لایه بعدی رابطه یک به چند برقرار است بدین معنی که هر حساب کل دارای چند معین و هر معین دارای چندین تفصیلی است . ارتباط سطوح مختلف حساب ، کمک می کند تا با تهیه ترازهای آزمایشی ، از صحت نقل و انتقال و تفکیک آرتیکل ها اطمینان حاصل شود . به همین دلیل ، به هنگام صدور سند حسابداری معمولا جهت سهولت عمل ، حساب ها در سطح کل و جز تفکیک می شوند . بدین ترتیب ، آرتیکل های روزانه به طور خلاصه در سطح کل ثبت ، سپس به حساب های معین و تفصیلی در سطح جزء منتقل می شوند . در روش ثبت کامپیوتری ، چون اطلاعات در سطح جزء وارد می شود لذا تلخیص و تهیه تراز از حساب های کل ، معین ، تفصیلی یا حساب مراکز هزینه از طریق پردازش آرتیکل ها بدست می آید . دستیابی به حساب ها نیز از طریق شماره ی حساب و یا شماره ی Batch  آرتیکل ها (مثلا سند شماره ۲ )    امکان پذیر است . در سیستم کامپیوتری ، حساب های تفصیلی مستقل از حساب های کل و معین و به صورت انحصاری (Unique  ) مورد استفاده قرار می گیرد ، به طوری که حساب کل نشان دهنده ی طبقه ی حساب در صورت های مالی نهایی ( ترازنامه ، سود و زیان ) و حساب های معین جهت تهیه گزارشات و یادداشت های ضمیمه صورت های مالی است . حساب های تفصیلی به منظور پاسخگویی به اشخاص ، قراردادها و فعالیت های خاص و اجزاء حساب ها می باشد . به عنوان مثال ، ورود کالا از خارج دارای یک شماره سفارش است که می تواند به عنوان یک تفصیلی در نظر گرفته شود . در هنگام گشایش اعتبار حساب پیش پرداخت های خرید مورد استفاده قرار می گیرد که حسابی در سطح معین است و هنگام پرداخت بابت بیمه ، حساب بیمه خریدها که نیز در زمره ی حساب های معین است مورد استفاده قرار می گیرد . بدین ترتیب سایر آرتیکل ها بر حسب نوع رویداد مالی در سطح معین و تفصیلی خاص ثبت می شوند . در هنگام گزارش گیری می توان در سطح تفصیلی به تفکیک معین ، اطلاعات مربوط به یک سفارش را بدست آورد . مضافا اینکه امکان طبقه بندی عوامل مختلف تشکیل دهنده ی هر خرید در سطح معین وجود دارد . چنانچه بخواهیم توانایی های مذکور را در سیستم های اجرای دستی فراهم کنیم کارت های طبقه بندی متعدد و متنوعی برای حساب های تفصیلی مورد نیاز است . در سیستم کامپیوتری امکان بررسی و تجزیه و تحلیل عوامل هزینه مانند هزینه ی حمل یا تغییرات پیش پرداخت های گشایش اعتبارات به تفکیک هر سفارش میسر است . علاوه بر آن امکان محاسبه ی بهای تمام شده یک سفارش به تفکیک عوامل تشکیل دهنده ی آن نیز وجود دارد .بنابراین یجاد این تسهیلات صرفا در سیستم های کامپیوتری میسر است . از طرفی ثبت و کنترل انتقال صحیح از طریق اسناد ، مستلزم صرف وقت و هزینه ی بسیار زیاد است و اساسا مقرون به صرفه نخواهد بود .
• صورت مغایرت بانکی : یکی از روش های کنترل ، انطباق مانده ی دو حساب متفاوت است ، بخصوص حساب وجوه نقد از اهمیت خاصی برخوردار است . تهیه صورت مغایرت بانکی پس از دریافت صورتحساب بانک امکان پذیر است . علاوه بر آن یکی از زیر سیستم های سیستم مالی ، سیستم دریافت و پرداخت ها است که در این سیستم کلیه معاملات روی وجوه نقد ، بر حسب نوع آن معامله درج می شود . لذا در هر مقطع ، مانده وضعیت های مختلف معاملات روی حساب های نقدی ، قابل ملاحظه و بررسی است .
• دفاتر قانونی : روش نگهداری حساب های کل و معین و ثبت خلاصه عملیات در دفاتر قانونی یکی از روش های کنترلی بسیار مفید است . بر طبق قوانین جاری معاملات باید به صورت روزانه و به ترتیب وقوع در دفاتر قانونی ثبت شود . در آئین نامه ی تحریر دفاتر قانونی برای اشخاصی که از سیستم های کامپیوتری استفاده می کنند ، ثبت خلاصه ی عملیات روزانه حداقل یک بار در ماه ، به دفاتر پلمپ شده الزامی است . بنابراین در سیستم های کامپیوتری باید علاوه بر ایجاد روشی برای حصول اطمینان از ثبت معاملات به ترتیب توالی وقوع ، خلاصه ی آنها نیز در دفاتر قانونی ثبت شود . تهیه روش های مناسب جهت تحقق نحوه ی ثبت ، موجب اعمال کنترل های داخلی مناسبی خواهد شد .
• نگهداری حساب ها ی معین و تفصیلی : حفظ اطلاعات به صورت خلاصه در سطح کل موجب کنترل کلی حساب است . در سطح حساب های معین وظیفه ی کنترل ماهیت حساب و تغییرات هر حساب به عهده ی این لایه است ، مثلا افزایش مانده ی حساب تنخواه گردان ها یا افزایش بدهی کارکنان . در سطح حساب های تفصیلی کنترل روی حساب های اشخاص و اجزاء انجام می شود که ابزاری جهت رسیدگی به مانده های قطعی حساب ها و رفع مغایرت صورت حساب ها است .
• صدور صورت حساب ( اعلامیه ): یکی از روش های کنترلی تهیه و صدور صورتحساب و اعلامیه های بدهکار بستانکار برای اشخاص طرف معامله ، و مراوده ی تجاری موسسه است . صدور اعلامیه در سیستم از یک طرف منجر به دریافت وجه یا تعیین روش دریافت و یا پرداخت و یا تعیین ترتیب آنها می شود . کنترل متقابل و تایید توسط موسسه ی دریافت کننده ی اعلامیه ، باعث حصول اطمینان از صحت ثبت های مالی می شود .
• ارتباط با فروشندگان : معمولا در صورت پرداخت وجه به فروشنده ارتباط بین موسسه و فروشنده قطع می گردد . یکی از راه های کنترل ، ارتباط با فروشندگان کالا و دریافت اطلاعات از آنها می باشد . بدین ترنیب ، با مقایسع با اطلاعاتی که در سیستم منعکس است قابلیت کنترل مناسب فراهم می شود .