اطلاعات پایه

با توجه به امکان برقراری ارتباط در سطح سند حسابداری بین کلیه سیستم های مالی پیوند باید در تعریف اطلاعات پایه که در تهیه و تولید ثبت های حسابداری در هر یک از سیستم های پیوند استفاده می شوند نهایت دقت به عمل آید .

تجربه نشان داده است که گروهی از استفاده کنندگان سیستم های مالی مکانیزه ، در زمان استفاده از این سیستم ها هیچ نوع تجدید نظر و اصلاحی در ساختار حساب های خود انجام نداده و همین امر باعث شده که نتوانند در سطح ایده آل و مطلوب از تمام توانایی ها و قابلیت های این نوع  سیستم ها استفاده کنند . به همین منظور برای آشنایی بیشتر با ساختار حساب ها توصیه می شود مطالب این فصل را با دقت مطالعه کرده و برای درک بهتر به منوی مقاله ها،  نمونه حساب های کل و معین پیشنهادی مراجعه نمایید .

ساختار سیستم دفترداری

در این قسمت نحوه ی تدوین جدول فهرست حساب ها و طبقه بندی مراکز هزینه با توجه به سیستم بهای تمام شده تعیین می شود .

هدف از این قسمت توضیح بخش های مختلف ساختار سیستم حسابداری  یعنی حساب ها ، نحوه ی استفاده از حساب های تدوین شده و بیان ارتباط آنها با یکدیگر است . به طور کلی هدف از سرفصل حساب ها ، طبقه بندی و تفکیک حساب ها به منظور جمع آوری و کنترل اطلاعات مربوط به رویدادهای اقتصادی و مالی و تهیه ارئه گزارشات است .

حساب هاب تنظیم شده در این بخش شامل حساب های مالی و صنعتی به صورت یکپارچه است . در طراحی حساب های سعی شده است که خصوصیات ذیل رعایت شوند :

الف ) سادگی و سهولت استفاده

ب ) جامعیت

ج ) انعطاف پذیری و پارامتریک بودن اطلاعات پایه

د ) سهولت اجرای کامپیوتری

در این فصل موضوعات ذیل بررسی شده است :

الف ) جدول فهرست حساب ها

ب ) فهرست نمودار مراکز هزینه

ج ) تعریف حساب ها

طبقه بندی حساب ها با هدف تامین گزارشات گوناگون از لایه های مختلف حساب انجام می شود . این طبقه بندی با اعداف ذیل انجام شده است :

• گروه حساب ها          : به منظور تهیه عناوین اصلی ترازنامه و سود و زیان
• حساب های کل         : تهیه ترازنامه و سود و زیان ( اجزای آن )
• حساب های معین      : تهیه یادداست های ضمیمه صورت های مالی نهایی و اظهار ‌  نامه        مالیاتی
• حساب های تفصیلی  : استخراج صورت وضعیت اجزای حساب ها
• مراکز هزینه               : طبقه بندی عوامل و مراکز بر حسب یکدیگر

جدول و فهرست حساب ها

لایه حساب ها در ساختار هر حساب شامل گروه حساب ، حساب های کل ، حساب های معین و حساب های تفصیلی است . گروه حساب از یک رقم و حساب کل از یک یا دو رقم و حساب معین نیز از دو یا سه رقم تشکیل شده است . بدین ترتیب حساب کامل شامل گروه ، کل و معین می تواند چهار ، پنج یا شش رقم را تشکیل دهد و حساب تفصیلی به صورت انحصاری (Unique  ) شش رقمی در نظر گرفته شده است .

همانطور که قبلا توضیح داده شد حساب های تفصیلی در سطح کلیه حساب های کل و معین به صورت انحصاری (Unique  ) مورد استفاده قرار می گیرد . استفاده از این روش به منظور تجمع کلیه معاملات یک حساب تفصیلی به تفکیک معین های مختلف است .

 

ساخت شماره حساب ها به شرح ذیل است :

گروه حساب کلی ترین طبقه بندی حساب است که در عناوین صورت های  مالی استفاده می شود .

مثال :

گروه ۱ دارایی های جاری

گروه ۲ دارایی های غیر جاری

گروه ۳ بدهی جاری

در کلیه حساب ها ، اولین رقم سمت چپ نشان دهنده ی گروه حساب است . در گروه بندی حساب ها ، گروه های ۱ تا ۵ به حساب های دائمی ( ترازنامه ) و گروه ۶ تا ۹ به حساب های موقت ( عملکرد و سود و زیان ) و گروه صفر به سایر حساب ها ( پایاپای و انتظامی ) اختصاص داده شده است .

حساب های کل شامل کلیه حساب هایی است که دفتر کل بر اساس آنها تفکیک گردیده و بر مبنای آن تراز آزمایشی کل و صورت های مالی نهایی و اظهار نامه مالیاتی تهیه می شود .

حساب های کل از دو رقم تشکیل شده اند و از ترکیب شماره گروه و شماره مشخصه حساب ( شماره های عمودی و افقی مندرج در جدول ) به دست می آیند . برای مثال حساب های کل بستانکاران از ترکیب شماره های ذیل به دست می آید :

بدین ترتیب رقم اول سمت چپ هر حساب کل ، نشان دهنده ی گروه دربرگیرنده ی حساب و رقم اول و دوم مجموعا مشخص کننده ی حساب کل مورد نظر است . هر حساب کل ، یک یا چند حساب معین را دربر میگیرد .

حساب های معین به منظور نشان دادن جزئیات حساب های کل و تهیه گزارشات و یادداشت های ضمیمه صورت های مالی نهایی مورد استفاده قرار می گیرند . عوامل مشخص کننده حساب های معین از دو یا سه رقم تشکیل گردیده و با دو رقم نشان دهنده حساب کل ، مجموعا یک شماره حساب کامل معین را تشکیل می دهند .

حساب های تفصیلی به صورت انحصاری ( Unique ) در سیستم های اجرای کامپیوتری مورد استفاده قرار می گیرد . این حساب ها به عنوان اجزای مستقل که قدرت تهیه صورت وضعیت برای مشتریان یا حساب های خاص در سر فصل های مختلف را دارد در نظر گرفته می شود .

مثال :

حساب خرید یک سفارش خاص به عنوان یک حساب تفصیلی و عناصر تشکیل دهنده آنها در سطح حساب های معین در نظر گرفته می شوند . بنابراین برای محاسبه بهای تمام شده کل حساب سفارش خارجی ، گزارش حساب های تفصیلی به تفکیک معین تهیه می شود . گزارش حاکی از اطلاعاتی است که امکان محاسبه بهای تمام شده اجزای یک سفارش را به کمک کاربرگ معین فراهم می کند . مراکز هزینه بر اساس نمودار سازمانی مشخص می شوند . شکل ذیل نشان دهنده ی جایگاه مراکز هزینه در نمودار سازمانی است .

ساخت شماره مراکز هزینه به شرح ذیل است :

مثال :

شماره های ذیل برای گروه ها در نظر گرفته می شود :

شماره گروه

۱ مدیریت

۲ بازرگانی

۳ کارخانه

۴ حسابرسی داخلی

….

۹

 

در سیستم هرینه یابی ، کل عملیات شرکت تقسیم بندی و مراکز هزینه ی آنها تعیین می شوند . این تقسیم بندی در بخش حسابداری بهای تمام شده مورد استفاده قرار می گیرد .

در سطوح مراکز هزینه ، شماره ها تقسیم شده است . به عنوان مثال مراکز مربوط به زیر گروه تولید (۳۷) در دو سطح دارای شماره های ۰۱ تا ۹۹ هستند . این شماره ها میان ۴ دسته از مراکز هزینه تحت پوشش آن تقسیم شده است .

شکل ذیل تصویر روشن تری از این موضوع را ارائه می دهد :

تعریف حساب

به هنگام طراحی هر کدام از حساب ها موارد زیر باید در نظر گرفته شود :

الف ) این حساب برای چه هدفی طرح شده است ؟

ب ) ماهیت این حساب بدهکار است یا بستانکار ؟

ج ) چه ارقام و اعدادی می توانند در این حساب ثبت شوند ؟

د ) زمان بستن این حساب چه موقعی است ؟

ت ) روش بستن حساب چگونه است ؟

تشریح ماهیت ثبت های حسابداری

شکل زیر عوامل موثر بر یک ثبت حسابداری را نشان می دهد :

با توجه به این شکل هر ثبت حسابداری از دو قسمت تشکیل می شود :

• ماهیت ثبت   :  شامل شرح ثبت ، عنوان و شماره حساب های بدهکار و بسستانکار .
• مبانی ثبت : شامل اسناد و مدارک مبنای ثبت ، نحوه محاسبات ، شماره نمودار عملیاتی و تناوب تبت .

قسمت شماره ۱ ، تحت تاثیر فهرست حساب ها و قسمت ۲ ، تحت تاثیر سیستم های عملیاتی و یا عملیات مالی قرار دارد . ثبت های حسابداری بر حسب فعالیت های مختلف مانند خرید داخلی و … تقسیم بندی شده است .

 

به صورت کلی اطلاعات پایه  بخش اصلی داده هایی است که هر سیستم برای انجام وظائف خود به آنها نیازمند است . گروهی از این داده ها در مورد اکثر سیستم های مالی پیوند مطرح است که در ادامه به توضیح هر یک از آنها می پردازیم .

گروه حساب ها

گروه حساب ها  کلی ترین طبقه بندی حساب های سیستم است که معمولا برای عناوین صورت های مالی مورد استفاده قرار می گیرد . در سیستم مالی پیوند  این عناوین کاملا پارامتریک است و به دلخواه کاربران تعریف می شود .

حساب های کل

حساب های کل  شامل کلیه ی حساب هایی است که دفتر کل بر اساس آنها تفکیک گردیده و بر مبنای آن تراز آزمایشی کل برای تهیه صورت های مالی نهایی و اظهارنامه مالیاتی تهیه و مورد استفاده قرار می گیرد .

حساب های معین

حساب های معین  برای تجزیه حساب های کل  و تهیه یادداشت های ضمیمه صورت های مالی نهایی استفاده می شوند .

حساب های تفصیلی

حساب های تفصیلی  به عنوان  اجزای مستقل جهت تهیه صورت وضعیت برای مشتریان، تامین کنندگان و طرف های  تجاری و غیر تجاری ، بانک ها ، کارکنان ، سهامداران و …..  استفاده می شوند

 

مراکز هزینه  :

برای طبقه بندی عوامل هزینه معین های تخصیص یافته به مرکز مورد نظر استفاده می شود .

محل ها :

برای طبقه بندی ثبت ها بر حسب محل های مختلف مانند شهرها و پروژه ها استفاده می شوند .