چالش‌هاي استقرار سيستم برنامه ريزي منابع سازمان (ERP)[1]
در استقرار موفق ERP چالش‌هاي متعددي وجود دارد :
۱- پروژه پركار و طاقت فرسايي است.
استقرار ERP به عنوان مجموعه جديد فرآيندهاي تصميم‌گيري, حركت بزرگي است كه افراد متعدد سازمان, از جمله مديران رده بالا را, درگير مي‌كند. در واقع, تمام سازمان بايد نسبت به روش‌هاي جوابگويي به عرضه و تقاضا بازنگري كنند. سرعت انتقال اطلاعات در نرم افزارهاي سازماني (ES) همراه با نگاه جديد ERP به تمام سيستم‌هاي برنامه ريزي و اجرايي, در برگيرنده تغييرات عمده‌اي در تفكر سازماني مي‌باشد, كه كار پر حجم و طاقت فرسايي است.
۲- پروژه درون سازماني مي‌باشد.
استقرارهاي موفق ERP استقرارهاي درون سازماني بوده‌است. به عبارت ديگر, تقريباً تمام كارها مي‌بايست توسط افراد خود سازمان انجام شود. مسئوليت استقرار ERP را نمي‌توان به افراد خارج از سازمان, مانند شركت‌هاي مشاوره يا توليد كنندگان نرم افزار واگذار كرد. اين روش به دفعات امتحان شده و موفق نبوده است. مشاوران مي‌توانند نقش مهمي در زمينه‌هاي تخصصي ايفا كنند, اما تنها افراد خود سازمان هستند كه بر نحوه اجراي كارها در سازمان آگاهي و اشراف كامل دارند و قادر به تغيير روش‌هاي اجرايي كارها در سازمان هستند.
اگر مسئوليت استقرار ERP از مسئوليت اجرايي سازمان جدا شود, قانوناً چه كسي جوابگوي نتايج بدست آمده خواهد بود؟ اگر نتايج رضايت بخش نبود, مسئولان تقصير را به حساب اجراي نادرست خواهند گذاشت, در حاليكه استفاده كنندگان ادعا خواهند كرد كه استقرار به درستي انجام نشده است. تقريباً بدون استثناء, شركت‌هايي كه بيشترين بهره را از استقرار ERP برده‌اند, شركت‌هايي بوده‌اند كه در آنها خود مديران اجرايي شركت, ERP را راه اندازي كرده‌اند.
بنابر اين اصل كليدي استقرار ERP :
مديران اجرايي شركت = استقرار دهندگان
افرادي كه بخش‌هاي مختلف برنامه ريزي منابع سازمان را راه اندازي مي‌كنند, بايست همان افرادي باشند كه مديريت اجرايي آن بخش, را بعهده دارند.
۳- اولوییت بخشیدن استقرار به کارهای کم اهیمت تر
مشكل اينجاست كه افرادي كه مي‌بايست كار و مسئوليت ERP را به عهده بگيرند, به شدت درگير كار اصلي و شماره يك خود يعني : دريافت سفارش از مشتريان, حمل سفارشات, پرداخت حقوق, نگهداري ماشين‌هاي توليد, تدارك مواد اوليه و خلاصه اداره امور شركت هستند و امور ديگر نسبت به كار اصلي شركت در اهميت پائين‌تري قرار مي‌گيرند. بنابراين, استقرار ERP براي اين افراد نمي‌تواند كار شماره يك باشد, ولي لازم است كه كار استقرار ERP در سازمان از اهميت ويژه‌اي برخوردار شود و ترجيحاً به عنوان كار شماره ۲ و درست زير كار اصلي اداره امور شركت قرار گيرد.
اداره امور شركت با كيست؟ با افراد شركت كه از مدير عامل شركت در راس و مديران بخش‌هاي مختلف مانند فروش, توليد, مالي, بازاريابي تا رده‌هاي پائين‌تر شركت كه همه با هم شركت را اداره مي‌كنند. با توجه به اين ساختار, در استقرار ERP بايد به نكات زير دقت شود :
۴- درگيري شديد افراد شركت.
ERP اكثراً با يك سيستم كامپيوتري اشتباه مي‌شود. اين درست نيست. ERP در واقع سيستم تفكر افراد است كه توسط نرم افزار و سخت افزار كامپيوتر امكان پذير و اجرايي مي‌شود.
۵- مشاركت و رهبري مديريت رده بالاي شركت الزامي است.
اگر در واقع هدف نهايي, اداره بهتر شركت است, پس مدير عامل و مديران بايد به شدت درگير استقرار ERP شوند. زيرا آنها و تنها آنها هستند كه به اداره امور واقف هستند. تغييرات در رده پائين‌تر سازمان, اگر امور رده بالاتر تغييري نكند, بدون تاثير خواهد بود. درك اينكه موفقيت آينده سازمان به ERP وابسته است بايست از رهبري و مديريت بالاي شركت سرچشمه گرفته باشد و جزو تفكرات استراتژيك باشد.
۶- تمام مديران شركت مي‌بايست مشاركت كنند.
مشاركت بخش توليد يا تداركات يا فروش در استقرار ERP به تنهايي كافي نيست. تمام بخش‌هاي شركت بايست به شدت در استقرار ERP درگير شوند, بخش‌هاي فوق را بايست بخش‌هاي بازاريابي, مهندسي, مالي و منابع نيروي انساني همراهي كنند.
۷- تغيير در روش كار افراد اجتناب ناپذير است.
شركت هايي كه نسبت به استقرار ERP اقدام مي‌كنند مي‌بايست تغييرات عمده‌اي در رفتار خود انجام دهند تا موفق باشند. خيلي كارها بايست به نحوه ديگري انجام شود و اين نوع تغييرات رفتاري همواره به آساني بدست نمي‌آيد.
اكثراً مديران رده بالا تصور مي‌كنند كه با تغيير نرم افزار به نرم افزاري مانند نرم افزار سازماني (ES) براي كسب نتايج مطلوب كافي است. در واقع نرم افزارهاي سازماني اطلاعات بيشتر و ريزتري را با سرعت بيشتري در شركت به گردش در مي‌آورند. اگر رويه‌هاي تجاري تغيير پيدا نكند نتيجتاً اطلاعات بد با سرعت بيشتري در شركت به گردش درآمده است. ERP كارهاي اجرايي را انجام مي‌دهد و اين افراد هستند كه از اين گردش سريع اطلاعات مي‌بايست مفاهيم و نتايج لازم را درك كنند.
افراد با تجربه اعلام مي‌كنند كه استقرار ERP به مراتب مشكل‌تر از ساخت يك كارخانه جديد, توليد يك محصول جديد و يا ورود به يك بازار كاملاً ناشناخته است.
[۱] – ترجمه از كتاب ERP : Making it Happen, Thomas F. Wallace & Michael H.Kremzar