مقدمه
تدارکات خرید یک فعالیت سازمان یافته به‌منظور کسب کالا و خدمات برای سازمان است، بخش خرید یک سازمان تلاش می‌نماید تا کالا یا خدمات، به موقع و با هزینه معقول خریداری شود.
لزوم تشکیلات سازمان یافته‌ای بنام بخش خرید، برای کسب و کار شرکت‌ها و کارخانجات به‌منظور خریداری کردن سیستماتیک مواد اولیه یا محصولاتی که به فروش می‌رسد ضروری است.
شرکت‌های تولیدی برای چرخه کسب و کار خود باید به‌صورت مرتب مواد اولیه خریداری نمایند و شرکت‌های بازرگانی برای محصولاتی که به فروش می‌رسانند باید خرید مناسب و برنامه‌ریزی شده‌ای داشته باشند.
اهداف اصلی بخش خرید یک سازمان
- یافتن تامین کننده مناسب که بتواند کالای مورد نیاز را متناسب با نیازهای سازمان در اختیار قرار دهد.
- کالاهای خرید شوند که کیفیت لازم را مطابق با استانداردهای سازمان داشته باشند.
- جریان خرید از تامین کننده به گونه‌ای باشد که هزینه انبار کردن مواد اولیه یا کالای خریداری شده به حداقل رسیده و ضمنا اطمینان بر این باشد که مواد اولیه و کالای خریداری شده همیشه در دسترس باشند.
فعالیت‌های بخش خرید
- جمع‌آوری و بررسی درخواست‌های خرید از قسمت‌های مختلف سازمان
- جستجو و بررسی و یافتن تامین‌کننده مناسب که نیازها را مرتفع سازد.
- تهیه و ارائه اسناد مناسب درخواست خرید Request For Proposal به تامین‌کننده و ارزیابی پاسخ‌های تامین‌کنندگان و انتخاب تامین‌کننده مناسب و مذاکره برای تهیه قرارداد
- اجازه خرید را برای سفارشات خرید تایید شده صادر نماید
- کنترل و نظارت دقیق برای قراردادهای خرید طولانی مدت
- بررسی سفارش‌های خرید باز که در مدت زمان طولانی انجام نشده و باید در مورد صرف نظر کردن و بستن این خریدها اقدام نمود.
نرم‌افزار خرید پیوند به‌عنوان یکی از زیر سیستم‌های مجموعه یکپارچه سازمانی و مالی پیوند عملیات خرید یک سازمان را برای خریدهای هزینه‌ای، انباری و دارایی ثابت انجام می‌دهد. این عملیات در ارتباط با نرم‌افزار کنترل موجودی از لحظه درج درخواست تا درج سفارشات خرید و پیش فاکتور، رسید کالاهای خریداری شده به انبار و ثبت فاکتورهای خرید انجام می‌شود.
