خانه » بلاگ » نقش سیستم های سازمانی ERP در دگرگونی سیستم های حسابداری

دکتر محمد صنعتي – نرم افزاي سينا پیوند

 

در دهه گذشته، اكثر سازمانهاي بزرگ و متوسط، با هدف بهبود كارآيي، اقدام به استقرار سيستمهاي برنامه‌ریزی  منابع سازماني نمودهاند. استقرار  ERP تحول بزرگي در مديريت شركتهاي توليدي داشته و ساختار لازم را جهت توسعه و جهاني شدن اين شركتها ايجاد كرده است. بدون شك، ظهور “اقتصاد نوين“ در اواخر قرن بيستم مرهون تكامل سيستم‌هايERP  ميباشد كه ابزار لازم براي اداره مؤثر و يكپارچه سازمان را در اختيار مديريت قرار ميدهد.

سيستمهاي سازماني با هدف برقراري ارتباط بين تمامي فرآيندهاي كسب و كار يك سازمان استقرار مييابد، تا مديران بتوانند با دسترسي به دادههاي سازماني، رویه هاي برتر كسب وكار را شناسايي كنند، روابط خود با مشتريان و تأمين كنندگان را تقويت كنند و با تصميم گيريهاي مؤثر عملكرد سازمان را بهبود بخشند. نحوه جمع آوري داده هاي سازمان در جريان اجراي فرآيندهاي كسب و كار، ذخيره سازي و پخش اين داده ها، باعث دگرگوني اساسي در تمامي زمينه هاي سيستمهاي حسابداري و مالي شدهاست . سيستمهاي حسابداري و مالي، از قبيل مديريت نقدينگي، حسابهاي دريافتني و پرداختني، حسابداري داراييها.. ،. كه اساساً هدف و جزو سيستمهايERP  نيستند، آنچنان دچار تحول شده اند كه اصولاً در سازمانهايي كه موفق به استقرارERP  شده اند، نقش “حسابدار“ و “مدير مالي“ با مفاهيم گذشته، روزبروز كم رنگ تر ميشود.  (بدین معنی مدیران مالی باید کار اصلی خودشان که تفکر و تحلیل داده است را به منظور بالا بردن سود آوری سازمان انجام دهند و دیگر درگیر کارهای روزمره عادی حسابداری نیستند این وظایف را سیستم ERP بصورت اتوماتیک و خودکار انجام می دهد )

متأسفانه، در ايران سازمانها و بنگاههاي اقتصادي هنوز به طور جدي به سمت استقرار سيستمهاي  ERP قدم برنداشته اند تا از نتايج آن، از جمله دگرگوني اساسي در حسابداري و گزارشات مالي بهره مند شوند. از معدود تجربه هاي موفق استقرار سيستمهاي سازماني در ايران مربوط به دو شركت توليدي شيشه دارويي رازي (سهامي عام)_ نماد بورس “كرازي“ و شركت توليدي شيشه بسته بندي تاكستان (سهامي خاص) بوده است، كه استقرار ERP  در آنها از سال ۱۳۸۰ شروع و در سال ۱۳۸۶ توانسته است پايان يابد.  و هنوز نیز استقرار آن  در حال تکوین و تداوم است

در نتيجه استقرار ERP  در اين دو شركت توليدي، در طي  سال های گذشته ، به تدريج تمام پرسنل مالي و حسابداري از کارهای عادی که در گذشته انجام می دادند منفک و با تفکرات جدید مشغول به کارهای نو شده اند و با توجه به کم شدن حجم کار مالی که توسط کارکنان مالی انجام می شده است ،  تعدادی از آنها بازخرید شدند  یا به شرکت های دیگر وابسته منتقل گردیدند  و اكنون تمام گزارشات مالي اين دو شركت به صورت اتوماتيك توسط سيستم استقرار يافته، از روي داده هاي ساخته شده در جريان اجراي فرآيندهاي كسب و كار توليد ميشود.

در ادامه اين مقاله سعي ميشود تا با ارائه مثالهاي مشخص در چند بخش از حسابداري، اين پديده و دگرگوني شرح داده شود، تا فرق بين سيستمهاي مالي پيوسته(Integrated Accounting Systems)  و جايگاه حسابداري در سيستمهايERP  روشن شود. منابع و مقالات فراواني در زمينه تأثيرERP  بر سيستمهاي حسابداري نوشته شده است.

 

حسابداري مالي  

در سيستمهاي متداول مالي، اولين قدم در استقرار آن، تعريف سرفصل هاي حساب و يا به اصطلاح “فهرست حسابها“ است .

تراكنشهاي مالي شركت توسط حسابدار يا به طور اتوماتيك توسط سيستم عملياتي استقرار يافته مربوطه، مانند سيستم فروش، و مطابق با “فهرست حسابها“ ثبت ميشود. اين ثبتها كه اصطلاحًاً به “سند حسابداري“ معروف است پايه و اساس گزارشات مالي را در سيستمهاي متداول تشكيل ميدهد. در اين نوع ثبت تراكنش هاي مالي، كه بر اساس حسابهاي از پيش تعريف شده انجام ميشود، لزوماً ارتباط مستقيمي بين ثبت تراكنش مالي و رويداد واقعي مربوط به آن وجود ندارد.

در سيستم هاي ERP ، با توجه به برنامه ريزي براي فرآيندهاي كسب و كار، تراكنشهاي مالي از رويدادهايي مانند اسكن كردن يك باركد توسط انباردار، ورود يك سهامدار به جلسه مجمع عمومي عادي ساليانه، تصويب خريد يك دارايي در جلسه هيئت مديره و يا خروج يك كاميون حامل محصول از درب كارخانه قابل رديابي است. هر رويداد در سيستمهايERP  با توجه به رويه هاي كسب و كار    (Business Rules)  رويداد ديگري را به جريان مياندازد، و داده هاي تمام اين رويدادها، از جمله داده هاي مالي مربوط به رويداد، ذخيره ميشود. بنابراين، تمام داده هاي ذخيره شده در سيستمERP  مستقيماً از رويدادهاي كاري منتج شده است و هيچ نيازي به ثبت “سند حسابداري“ و نتيجتاً تعريف “فهرست حسابها“ از پيش وجود ندارد.

شايد بهتر باشد تا با شرح يك رويداد، روند جمع آوري داده هاي مالي روشن شود .براي مثال ميخواهيم بدانيم كه : خروج يك كاميون حامل محصول از درب كارخانه چه نقش مستقيمي در صورتهاي مالي شركت، كه همواره به صورت آني قابل تماشا است ،ميگذارد ؟ اگر فرض كنيم كه تمام فرآيندهاي كاري سازمان، مطابق خواسته مديريت، برنامه ريزي شده است، به عبارت ديگر سيستمERP  با موفقيت استقرار يافته است، هيچ رويدادي در سازمان نمي تواند اتفاق بيفتد مگر آنكه رويه اجراي آن قبلاً در سيستم برنامه ريزي شده  باشد. با اين وصف، خروج كاميون محصول از درب كارخانه، ميتواند نتيجه رويدادهاي قبلي به ترتيب زير باشد:

• –تكميل بارگيري مطابق دستور حمل
• –دستور حمل ايجاد شده توسط سفارش
• –آمادگي سفارش براي حمل
• –دريافت سفارش از مشتري

در اين مثال صرفًاً رويدادهايي كه منجر به خروج كاميون محصول از درب كارخانه ميشود به فهرست آورده شده است، ولي در واقع دريافت سفارش از مشتري ميتواند ده ها رويداد ديگر را منجر شود. دريافت سفارش به برنامه توليد سفارش منجر ميشود ،توليد سفارش به درخواست مواد اوليه آن منجر ميشود، درخواست مواد اوليه به درخواست خريد منجر ميشود، … تا اينكه سفارش آماده براي حمل شود.

از طرف ديگر، خروج كاميون از درب كارخانه ميتواند رويدادهاي زير را به جريان به اندازد:

• –صدور فاكتور فروش
• –دريافت وجه فاكتور فروش
• –بايگاني پرونده سفارش مشتري

اكنون كه تمام اين رويدادها به طور اتوماتيك اتفاق افتاده است، تمام داده ها، مالي يا غير مالي، در سيستم ذخيره شده است. حال ميتوان در سطر فروش مربوط به گزارشهاي مالي، جمع مبالغ فاكتورهاي صادر شده را به صورت زنده تماشا كرد. بر عكس، از سطر فروش گزارشهاي صورت حساب سود و زيان، كه به صورت زنده توسط سيستم ارائه ميشود، ميتوان رديابي كرد كه در كاميون خاصي كه در روز خاصي از درب كارخانه خارج شده، چه كالاهايي بارگيري شده بود و يا راننده كاميون چه كسي بوده است.

اين نكته قابل ذكر است كه در مثال فوق، سطر مربوط به فروش در گزارشهاي مالي را ميتوان با هر طبقه بندي تماشا كرد و يا ميتوان چندين گزارش مالي با ديدگاههاي مختلف تماشا كرد. در يك گزارش، فروش در سطح ريزتر فروش داخلي و فروش خارجي و در گزارش ديگر بر پايه ريز محصولات طبقه بندي شده باشد. بنابراين، در سيستمهايERP  نيازي به تعريف “فهرست حسابها“ از پيش وجود ندارد و با ابزارهاي موجود ميتوان به راحتي گزارشهاي مالي موازي(Parallel financial reporting    (۳ با ديدگاههاي مختلف، از جمله صورتهاي مالي استاندارد را ايجاد كرد.

با اين شرح مختصر، ميبينيم كه براي ثبت رويدادهاي مالي، توليد گزارشات مالي و حتي بستن دوره هاي مالي نياز به “حسابدار“ و“مدير مالي“ بسيار كم رنگ ميشود .شركت دارويي رازي كه طبق ضوابط سازمان بورس اوراق بهادار بايست حداكثر ۲۱ روز پس از پايان هر دوره سه ماهه، گزارشهاي مالي خود را تحويل سازمان بورس دهد، اكنون ميتواند صبح روز اول هر دوره سه ماهه گزارشها را به سازمان ارسال نمايد، كه البته اين مسئله باعث شگفتي آنها شده و شايد احتمال ميدهند كه در ارسال گزارشات دقت نميشود! 

حسابداري صنعتي

يكي از اهداف عمده استقرار سيستمهايERP  دستيابي به پارامترهاي تشكيل دهنده بهاي تمام شده كالاي ساخته شده ميباشد، تا با برنامه ريزي و تغييرات مناسب، بتوان بهتر در بازار رقابت ظاهر شد. استقرار سيستمهاي سازماني، با تعاريف درست مراكز هزينه، اين امكان را فراهم مي‌سازد تا مانند سيستمهاي مالي، مديريت بتواند گزارشات مربوط به بهاي تمام شده كالاي ساخته شده را به صورت زنده تماشا كند. امكان كنترل دائمي و رديابي هزينه هاي توليد و سربار توليد اجازه ميدهد تا مديريت به طور آگاهانه و مؤثر در ارتباط با كاهش هزينه هاي توليد تصميم‌گيري نمايد. در اينجا نيز مانند سيستمهاي مالي، نقش مدير حسابداري صنعتي در تهيه گزارشات مربوط به بهاي تمام شده كالاي توليدي بسيار كم رنگ شده و او ميتواند بيشتر در بررسي داده هاي وسيع جمع آوري شده و شناسايي الگوهاي قوت و ضعف در روند توليد و ارائه اصلاحات لازم نقش مؤثري بازي كند.

 حسابرسي

به ادعاي آقايSutton  سر دبير مجله

International Journal of Accounting Information Systems

 حسابرسان شايد گروهي باشند كه با سختي خودشان را با دگرگوني هاي حاصل از سيستمهايERP  وفق ميدهند. اين ادعا در تجربه ما نيز خود را به وضوح نمايان ساخته است .همانطوريكه قبلاً گفته شد تراكنشهاي مالي در سيستم  ERP توسط افراد “غير حسابدار“ مانند خروج راننده كاميون از درب كارخانه، اسكن باركد توسط كارمند انبار شروع شده و بقيه راه به طور اتوماتيك و بر اساس رويه هاي تجاري برنامه ريزي شده، يكي پس از ديگري، اتفاق ميافتد و گزارشهاي مالي از داده هاي ذخيره شده در طي اين پروسه تهيه ميشود، پروسهاي كه انسان درتوليد آن هيچ دخالتي نداشته است. بنابراين، اگر رويه هاي تجاري درست برنامه ريزي نشده باشد، داده هاي ذخيره شده غلط بوده و گزارشهاي مالي مبتني بر آنها صحت نخواهد داشت. متأسفانه، حسابرسان بجاي اينكه رويه هاي نهفته در داخل سيستمERP  را كنترل كنند و از صحت آنها مطمئن شوند، بر طبق روال متداول داده هاي سيستم را كنترل ميكنند.

شركت حسابرسي بهراد مشار، كه حسابرسي دو شركت ذكر شده را بعهده دارد، هنوز با سختي اين واقعيت را قبول ميكند كه حسابرسي شركتي كه انسان در اداره روزمره آن هيچ دخالتي ندارد و اين سيستمERP  است كه پس از استقرار شركت را اداره ميكند، به روشهاي سنتي امكان پذير نيست و ميبايست براي حسابرسي اين نوع شركتها، سيستم حسابرسي ويژه اي تهيه شود.

شايد اين نكته با يك مثال ساده براي خوانندگان روشن شود. معمولاً يكي از كنترل هايي كه حسابرسان انجام ميدهند اين است كه مطمئن شوند كه براي تمام كالاهايي كه از انبار محصول خارج شده، فاكتوري در دفاتر شركت ثبت شده است. به عبارت ديگر تعداد اقلام ذكر شده در فاكتورهاي فروش با اقلام حواله هاي فروش انبار محصول همخواني داشته باشد .حال با توجه به شرح پروسه دريافت سفارش از مشتري تا حمل سفارش و صدور فاكتور فروش كه تمامًاً طبق قوانين كسب و كار برنامه ريزي شده در سيستم ERP انجام ميشود و انسان هيچ دخالتي در آن نميتواند داشته باشد، وجود مغايرت بين اقلام ذكر شده در فاكتورهاي فروش و حواله هاي فروش غير ممكن است. زيرا، اين دو عدد به ظاهر جدا به يك داده در سيستم اشاره ميكنند. يعني سيستم در توليد فاكتور فروش براي تعداد اقلام از همان دادهاي كه در حواله فروش روي كاميون بارگيري شده است استفاده ميكند و اين دو تا عدد در دو جاي مختلف نيستند كه امكان مغايرت وجود داشته باشد. البته اين يك مثال ساده است و صدها مورد شبيه اين در سيستم  ERP وجود دارد كه با توجه به ديدگاه سازماني در طراحي سيستم ERP  ، بسياري از كنترلهاي سنتي بي مفهوم ميشود. در واقع در سيستمهاي سازماني كنترلها با برنامهريزي رويههاي كسب و كار در داخل سيستم برنامهريزي شده است و حسابرسان بايست از صحت برنامه ريزي رويه هاي كسب و كار اطمينان داشته باشند و نگران كنترل اعداد و ارقام به روش سنتي نباشند كه پيدا كردن مغايرت در اعداد و ارقام محال خواهد بود.

 

 نتيجه  

سيستمهاي ERP پس از استقرار موفق، محيط كاري را در سازمانها به صورت عمده تغيير ميدهد. دگرگوني هاي ايجاد شده در بخشهاي حسابداري و مالي، علاوه بر تغييرات دروني با محيطهاي بيرون مانند حسابرسان و سازمانهاي دولتي دچار مشكلات جدي ميشود. در اين راستا، اگر قرار باشد در ايران نيز استقرار سيستمهاي ERP  گسترش يابد، بايست بازنگري جدي در قوانين سازمانهاي دولتي زيربط مانند وزارت دارايي، سازمان بورس، سازمان تامين اجتماعي و … انجام شود تا اينكه اين سازمانها ضمن اطمينان از صحت و دقت اطلاعات جمع‌آوري شده نسبت به تغيير قوانيني كه با ديدگاه سنتي نوشته شده است اقدام كنند. براي مثال مميز دارايي، اظهارنامه مالياتي شركت دارويي رازي را به استناد اينكه “سندي“ براي بررسي ارائه نشده است مردود شناخته است و البته تا زمانيكه استقرار اين سيستمها در ايران گسترش نيافته است، اميد چنداني براي تغيير اين قوانين نميتوان داشت.

منابع  

 Thomas F. Wallace and Michael H. Kremer.

 ERP: Making It Happen, John Wiley & Sons, Inc.

Steve G. Sutton ،International Journal of Accounting Information Systems

 Enterprise systems and the re-shaping of accounting systems: A call for research

Best – Practical Financial Accounting with my SAP F