خانه » بلاگ » نقش سیستم های سازمانی ERP در دگرگونی سیستم های حسابداری

 

دکتر محمد صنعتی – نرم افزای سینا پیوند

 

در دهه گذشته، اکثر سازمانهای بزرگ و متوسط، با هدف بهبود کارآیی، اقدام به استقرار سیستمهای برنامه‌ریزی  منابع سازمانی نمودهاند. استقرار  ERP تحول بزرگی در مدیریت شرکتهای تولیدی داشته و ساختار لازم را جهت توسعه و جهانی شدن این شرکتها ایجاد کرده است. بدون شک، ظهور “اقتصاد نوین“ در اواخر قرن بیستم مرهون تکامل سیستم‌هایERP  میباشد که ابزار لازم برای اداره مؤثر و یکپارچه سازمان را در اختیار مدیریت قرار میدهد.

[ez-toc]

سیستمهای سازمانی با هدف برقراری ارتباط بین تمامی فرآیندهای کسب و کار یک سازمان استقرار مییابد، تا مدیران بتوانند با دسترسی به دادههای سازمانی، رویه های برتر کسب وکار را شناسایی کنند، روابط خود با مشتریان و تأمین کنندگان را تقویت کنند و با تصمیم گیریهای مؤثر عملکرد سازمان را بهبود بخشند. نحوه جمع آوری داده های سازمان در جریان اجرای فرآیندهای کسب و کار، ذخیره سازی و پخش این داده ها، باعث دگرگونی اساسی در تمامی زمینه های سیستمهای حسابداری و مالی شدهاست . سیستمهای حسابداری و مالی، از قبیل مدیریت نقدینگی، حسابهای دریافتنی و پرداختنی، حسابداری داراییها.. ،. که اساساً هدف و جزو سیستمهایERP  نیستند، آنچنان دچار تحول شده اند که اصولاً در سازمانهایی که موفق به استقرارERP  شده اند، نقش “حسابدار“ و “مدیر مالی“ با مفاهیم گذشته، روزبروز کم رنگ تر میشود.  (بدین معنی مدیران مالی باید کار اصلی خودشان که تفکر و تحلیل داده است را به منظور بالا بردن سود آوری سازمان انجام دهند و دیگر درگیر کارهای روزمره عادی حسابداری نیستند این وظایف را سیستم ERP بصورت اتوماتیک و خودکار انجام می دهد )

متأسفانه، در ایران سازمانها و بنگاههای اقتصادی هنوز به طور جدی به سمت استقرار سیستمهای  ERP قدم برنداشته اند تا از نتایج آن، از جمله دگرگونی اساسی در حسابداری و گزارشات مالی بهره مند شوند. از معدود تجربه های موفق استقرار سیستمهای سازمانی در ایران مربوط به دو شرکت تولیدی شیشه دارویی رازی (سهامی عام)_ نماد بورس “کرازی“ و شرکت تولیدی شیشه بسته بندی تاکستان (سهامی خاص) بوده است، که استقرار ERP  در آنها از سال ۱۳۸۰ شروع و در سال ۱۳۸۶ توانسته است پایان یابد.  و هنوز نیز استقرار آن  در حال تکوین و تداوم است

در نتیجه استقرار ERP  در این دو شرکت تولیدی، در طی  سال های گذشته ، به تدریج تمام پرسنل مالی و حسابداری از کارهای عادی که در گذشته انجام می دادند منفک و با تفکرات جدید مشغول به کارهای نو شده اند و با توجه به کم شدن حجم کار مالی که توسط کارکنان مالی انجام می شده است ،  تعدادی از آنها بازخرید شدند  یا به شرکت های دیگر وابسته منتقل گردیدند  و اکنون تمام گزارشات مالی این دو شرکت به صورت اتوماتیک توسط سیستم استقرار یافته، از روی داده های ساخته شده در جریان اجرای فرآیندهای کسب و کار تولید میشود.

در ادامه این مقاله سعی میشود تا با ارائه مثالهای مشخص در چند بخش از حسابداری، این پدیده و دگرگونی شرح داده شود، تا فرق بین سیستمهای مالی پیوسته(Integrated Accounting Systems)  و جایگاه حسابداری در سیستمهایERP  روشن شود. منابع و مقالات فراوانی در زمینه تأثیرERP  بر سیستمهای حسابداری نوشته شده است.

 

حسابداری مالی  

 

در سیستمهای متداول مالی، اولین قدم در استقرار آن، تعریف سرفصل های حساب و یا به اصطلاح “فهرست حسابها“ است .

تراکنشهای مالی شرکت توسط حسابدار یا به طور اتوماتیک توسط سیستم عملیاتی استقرار یافته مربوطه، مانند سیستم فروش، و مطابق با “فهرست حسابها“ ثبت میشود. این ثبتها که اصطلاحًاً به “سند حسابداری“ معروف است پایه و اساس گزارشات مالی را در سیستمهای متداول تشکیل میدهد. در این نوع ثبت تراکنش های مالی، که بر اساس حسابهای از پیش تعریف شده انجام میشود، لزوماً ارتباط مستقیمی بین ثبت تراکنش مالی و رویداد واقعی مربوط به آن وجود ندارد.

در سیستم های ERP ، با توجه به برنامه ریزی برای فرآیندهای کسب و کار، تراکنشهای مالی از رویدادهایی مانند اسکن کردن یک بارکد توسط انباردار، ورود یک سهامدار به جلسه مجمع عمومی عادی سالیانه، تصویب خرید یک دارایی در جلسه هیئت مدیره و یا خروج یک کامیون حامل محصول از درب کارخانه قابل ردیابی است. هر رویداد در سیستمهایERP  با توجه به رویه های کسب و کار    (Business Rules)  رویداد دیگری را به جریان میاندازد، و داده های تمام این رویدادها، از جمله داده های مالی مربوط به رویداد، ذخیره میشود. بنابراین، تمام داده های ذخیره شده در سیستمERP  مستقیماً از رویدادهای کاری منتج شده است و هیچ نیازی به ثبت “سند حسابداری“ و نتیجتاً تعریف “فهرست حسابها“ از پیش وجود ندارد.

شاید بهتر باشد تا با شرح یک رویداد، روند جمع آوری داده های مالی روشن شود .برای مثال میخواهیم بدانیم که : خروج یک کامیون حامل محصول از درب کارخانه چه نقش مستقیمی در صورتهای مالی شرکت، که همواره به صورت آنی قابل تماشا است ،میگذارد ؟ اگر فرض کنیم که تمام فرآیندهای کاری سازمان، مطابق خواسته مدیریت، برنامه ریزی شده است، به عبارت دیگر سیستمERP  با موفقیت استقرار یافته است، هیچ رویدادی در سازمان نمی تواند اتفاق بیفتد مگر آنکه رویه اجرای آن قبلاً در سیستم برنامه ریزی شده  باشد. با این وصف، خروج کامیون محصول از درب کارخانه، میتواند نتیجه رویدادهای قبلی به ترتیب زیر باشد:

• –تکمیل بارگیری مطابق دستور حمل
• –دستور حمل ایجاد شده توسط سفارش
• –آمادگی سفارش برای حمل
• –دریافت سفارش از مشتری

در این مثال صرفًاً رویدادهایی که منجر به خروج کامیون محصول از درب کارخانه میشود به فهرست آورده شده است، ولی در واقع دریافت سفارش از مشتری میتواند ده ها رویداد دیگر را منجر شود. دریافت سفارش به برنامه تولید سفارش منجر میشود ،تولید سفارش به درخواست مواد اولیه آن منجر میشود، درخواست مواد اولیه به درخواست خرید منجر میشود، … تا اینکه سفارش آماده برای حمل شود.

از طرف دیگر، خروج کامیون از درب کارخانه میتواند رویدادهای زیر را به جریان به اندازد:

• –صدور فاکتور فروش
• –دریافت وجه فاکتور فروش
• –بایگانی پرونده سفارش مشتری

اکنون که تمام این رویدادها به طور اتوماتیک اتفاق افتاده است، تمام داده ها، مالی یا غیر مالی، در سیستم ذخیره شده است. حال میتوان در سطر فروش مربوط به گزارشهای مالی، جمع مبالغ فاکتورهای صادر شده را به صورت زنده تماشا کرد. بر عکس، از سطر فروش گزارشهای صورت حساب سود و زیان، که به صورت زنده توسط سیستم ارائه میشود، میتوان ردیابی کرد که در کامیون خاصی که در روز خاصی از درب کارخانه خارج شده، چه کالاهایی بارگیری شده بود و یا راننده کامیون چه کسی بوده است.

این نکته قابل ذکر است که در مثال فوق، سطر مربوط به فروش در گزارشهای مالی را میتوان با هر طبقه بندی تماشا کرد و یا میتوان چندین گزارش مالی با دیدگاههای مختلف تماشا کرد. در یک گزارش، فروش در سطح ریزتر فروش داخلی و فروش خارجی و در گزارش دیگر بر پایه ریز محصولات طبقه بندی شده باشد. بنابراین، در سیستمهایERP  نیازی به تعریف “فهرست حسابها“ از پیش وجود ندارد و با ابزارهای موجود میتوان به راحتی گزارشهای مالی موازی(Parallel financial reporting    (۳ با دیدگاههای مختلف، از جمله صورتهای مالی استاندارد را ایجاد کرد.

با این شرح مختصر، میبینیم که برای ثبت رویدادهای مالی، تولید گزارشات مالی و حتی بستن دوره های مالی نیاز به “حسابدار“ و“مدیر مالی“ بسیار کم رنگ میشود .شرکت دارویی رازی که طبق ضوابط سازمان بورس اوراق بهادار بایست حداکثر ۲۱ روز پس از پایان هر دوره سه ماهه، گزارشهای مالی خود را تحویل سازمان بورس دهد، اکنون میتواند صبح روز اول هر دوره سه ماهه گزارشها را به سازمان ارسال نماید، که البته این مسئله باعث شگفتی آنها شده و شاید احتمال میدهند که در ارسال گزارشات دقت نمیشود! 

حسابداری صنعتی

 

یکی از اهداف عمده استقرار سیستمهایERP  دستیابی به پارامترهای تشکیل دهنده بهای تمام شده کالای ساخته شده میباشد، تا با برنامه ریزی و تغییرات مناسب، بتوان بهتر در بازار رقابت ظاهر شد. استقرار سیستمهای سازمانی، با تعاریف درست مراکز هزینه، این امکان را فراهم می‌سازد تا مانند سیستمهای مالی، مدیریت بتواند گزارشات مربوط به بهای تمام شده کالای ساخته شده را به صورت زنده تماشا کند. امکان کنترل دائمی و ردیابی هزینه های تولید و سربار تولید اجازه میدهد تا مدیریت به طور آگاهانه و مؤثر در ارتباط با کاهش هزینه های تولید تصمیم‌گیری نماید. در اینجا نیز مانند سیستمهای مالی، نقش مدیر حسابداری صنعتی در تهیه گزارشات مربوط به بهای تمام شده کالای تولیدی بسیار کم رنگ شده و او میتواند بیشتر در بررسی داده های وسیع جمع آوری شده و شناسایی الگوهای قوت و ضعف در روند تولید و ارائه اصلاحات لازم نقش مؤثری بازی کند.

 حسابرسی

 

به ادعای آقایSutton  سر دبیر مجله

International Journal of Accounting Information Systems

 حسابرسان شاید گروهی باشند که با سختی خودشان را با دگرگونی های حاصل از سیستمهایERP  وفق میدهند. این ادعا در تجربه ما نیز خود را به وضوح نمایان ساخته است .همانطوریکه قبلاً گفته شد تراکنشهای مالی در سیستم  ERP توسط افراد “غیر حسابدار“ مانند خروج راننده کامیون از درب کارخانه، اسکن بارکد توسط کارمند انبار شروع شده و بقیه راه به طور اتوماتیک و بر اساس رویه های تجاری برنامه ریزی شده، یکی پس از دیگری، اتفاق میافتد و گزارشهای مالی از داده های ذخیره شده در طی این پروسه تهیه میشود، پروسهای که انسان درتولید آن هیچ دخالتی نداشته است. بنابراین، اگر رویه های تجاری درست برنامه ریزی نشده باشد، داده های ذخیره شده غلط بوده و گزارشهای مالی مبتنی بر آنها صحت نخواهد داشت. متأسفانه، حسابرسان بجای اینکه رویه های نهفته در داخل سیستمERP  را کنترل کنند و از صحت آنها مطمئن شوند، بر طبق روال متداول داده های سیستم را کنترل میکنند.

شرکت حسابرسی بهراد مشار، که حسابرسی دو شرکت ذکر شده را بعهده دارد، هنوز با سختی این واقعیت را قبول میکند که حسابرسی شرکتی که انسان در اداره روزمره آن هیچ دخالتی ندارد و این سیستمERP  است که پس از استقرار شرکت را اداره میکند، به روشهای سنتی امکان پذیر نیست و میبایست برای حسابرسی این نوع شرکتها، سیستم حسابرسی ویژه ای تهیه شود.

شاید این نکته با یک مثال ساده برای خوانندگان روشن شود. معمولاً یکی از کنترل هایی که حسابرسان انجام میدهند این است که مطمئن شوند که برای تمام کالاهایی که از انبار محصول خارج شده، فاکتوری در دفاتر شرکت ثبت شده است. به عبارت دیگر تعداد اقلام ذکر شده در فاکتورهای فروش با اقلام حواله های فروش انبار محصول همخوانی داشته باشد .حال با توجه به شرح پروسه دریافت سفارش از مشتری تا حمل سفارش و صدور فاکتور فروش که تمامًاً طبق قوانین کسب و کار برنامه ریزی شده در سیستم ERP انجام میشود و انسان هیچ دخالتی در آن نمیتواند داشته باشد، وجود مغایرت بین اقلام ذکر شده در فاکتورهای فروش و حواله های فروش غیر ممکن است. زیرا، این دو عدد به ظاهر جدا به یک داده در سیستم اشاره میکنند. یعنی سیستم در تولید فاکتور فروش برای تعداد اقلام از همان دادهای که در حواله فروش روی کامیون بارگیری شده است استفاده میکند و این دو تا عدد در دو جای مختلف نیستند که امکان مغایرت وجود داشته باشد. البته این یک مثال ساده است و صدها مورد شبیه این در سیستم  ERP وجود دارد که با توجه به دیدگاه سازمانی در طراحی سیستم ERP  ، بسیاری از کنترلهای سنتی بی مفهوم میشود. در واقع در سیستمهای سازمانی کنترلها با برنامهریزی رویههای کسب و کار در داخل سیستم برنامهریزی شده است و حسابرسان بایست از صحت برنامه ریزی رویه های کسب و کار اطمینان داشته باشند و نگران کنترل اعداد و ارقام به روش سنتی نباشند که پیدا کردن مغایرت در اعداد و ارقام محال خواهد بود.

 

 نتیجه  

 

سیستمهای ERP پس از استقرار موفق، محیط کاری را در سازمانها به صورت عمده تغییر میدهد. دگرگونی های ایجاد شده در بخشهای حسابداری و مالی، علاوه بر تغییرات درونی با محیطهای بیرون مانند حسابرسان و سازمانهای دولتی دچار مشکلات جدی میشود. در این راستا، اگر قرار باشد در ایران نیز استقرار سیستمهای ERP  گسترش یابد، بایست بازنگری جدی در قوانین سازمانهای دولتی زیربط مانند وزارت دارایی، سازمان بورس، سازمان تامین اجتماعی و … انجام شود تا اینکه این سازمانها ضمن اطمینان از صحت و دقت اطلاعات جمع‌آوری شده نسبت به تغییر قوانینی که با دیدگاه سنتی نوشته شده است اقدام کنند. برای مثال ممیز دارایی، اظهارنامه مالیاتی شرکت دارویی رازی را به استناد اینکه “سندی“ برای بررسی ارائه نشده است مردود شناخته است و البته تا زمانیکه استقرار این سیستمها در ایران گسترش نیافته است، امید چندانی برای تغییر این قوانین نمیتوان داشت.

منابع  

 

 Thomas F. Wallace and Michael H. Kremer.

 ERP: Making It Happen, John Wiley & Sons, Inc.

Steve G. Sutton ،International Journal of Accounting Information Systems

 Enterprise systems and the re-shaping of accounting systems: A call for research

Best – Practical Financial Accounting with my SAP F