چالش‌های استقرار سيستم برنامه ريزی منابع سازمان (ERP)
در استقرار موفق ERP چالش‌های متعددی وجود دارد :
۱- پروژه پركار و طاقت فرسايی است.
استقرار ERP به عنوان مجموعه جديد فرآيندهای تصميم‌گيری, حركت بزرگی است كه افراد متعدد سازمان, از جمله مديران رده بالا را, درگير می كند. در واقع, تمام سازمان بايد نسبت به روش‌های جوابگويی به عرضه و تقاضا بازنگری كنند. سرعت انتقال اطلاعات در نرم افزارهای سازمانی (ES) همراه با نگاه جديد ERP به تمام سيستم‌های برنامه ريزی و اجرايی, در برگيرنده تغييرات عمده‌ای در تفكر سازمانی می باشد, كه كار پر حجم و طاقت فرسايی است.
۲- پروژه درون سازمانی می باشد.
استقرارهای موفق ERP استقرارهای درون سازمانی بوده‌است. به عبارت ديگر, تقريباً تمام كارها می بايست توسط افراد خود سازمان انجام شود. مسئوليت استقرار ERP را نمی توان به افراد خارج از سازمان, مانند شركت‌های مشاوره يا توليد كنندگان نرم افزار واگذار كرد. اين روش به دفعات امتحان شده و موفق نبوده است. مشاوران می توانند نقش مهمی در زمينه‌های تخصصی ايفا كنند, اما تنها افراد خود سازمان هستند كه بر نحوه اجرای كارها در سازمان آگاهی و اشراف كامل دارند و قادر به تغيير روش‌های اجرايی كارها در سازمان هستند.
اگر مسئوليت استقرار ERP از مسئوليت اجرايی سازمان جدا شود, قانوناً چه كسی جوابگوی نتايج بدست آمده خواهد بود؟ اگر نتايج رضايت بخش نبود, مسئولان تقصير را به حساب اجرای نادرست خواهند گذاشت, در حاليكه استفاده كنندگان ادعا خواهند كرد كه استقرار به درستی انجام نشده است. تقريباً بدون استثناء, شركت‌هايی كه بيشترين بهره را از استقرار ERP برده‌اند, شركت‌هايی بوده‌اند كه در آنها خود مديران اجرايی شركت, ERP را راه اندازی كرده‌اند.
بنابر اين اصل كليدی استقرار ERP :
مديران اجرايی شركت = استقرار دهندگان
افرادی كه بخش‌های مختلف برنامه ريزی منابع سازمان را راه اندازی مي‌كنند, بايست همان افرادی باشند كه مديريت اجرايی آن بخش, را بعهده دارند.
۳- اولویت بخشیدن استقرار به کارهای کم اهمیت تر
مشكل اينجاست كه افرادی كه می بايست كار و مسئوليت ERP را به عهده بگيرند, به شدت درگير كار اصلی و شماره يک خود يعنی : دريافت سفارش از مشتريان, حمل سفارشات, پرداخت حقوق, نگهداری ماشين‌های توليد, تدارک مواد اوليه و خلاصه اداره امور شركت هستند و امور ديگر نسبت به كار اصلی شركت در اهميت پائين‌تری قرار می گيرند. بنابراين, استقرار ERP برای اين افراد نمی تواند كار شماره يک باشد, ولی لازم است كه كار استقرار ERP در سازمان از اهميت ويژه‌ای برخوردار شود و ترجيحاً به عنوان كار شماره ۲ و درست زير كار اصلی اداره امور شركت قرار گيرد.
اداره امور شركت با كيست؟ با افراد شركت كه از مدير عامل شركت در راس و مديران بخش‌های مختلف مانند فروش, توليد, مالی, بازاريابی تا رده‌های پائين‌تر شركت كه همه با هم شركت را اداره می كنند. با توجه به اين ساختار, در استقرار ERP بايد به نكات زير دقت شود :
۴- درگيری شديد افراد شركت.
ERP اكثراً با يك سيستم كامپيوتری اشتباه می شود. اين درست نيست. ERP در واقع سيستم تفكر افراد است كه توسط نرم افزار و سخت افزار كامپيوتر امكان پذير و اجرايی می شود.
۵- مشاركت و رهبری مديريت رده بالای شركت الزامی است.
اگر در واقع هدف نهايی, اداره بهتر شركت است, پس مدير عامل و مديران بايد به شدت درگير استقرار ERP شوند. زيرا آنها و تنها آنها هستند كه به اداره امور واقف هستند. تغييرات در رده پائين‌تر سازمان, اگر امور رده بالاتر تغييری نكند, بدون تاثير خواهد بود. درک اينكه موفقيت آينده سازمان به ERP وابسته است بايست از رهبری و مديريت بالای شركت سرچشمه گرفته باشد و جزو تفكرات استراتژيک باشد.
۶- تمام مديران شركت می بايست مشاركت كنند.
مشاركت بخش توليد يا تداركات يا فروش در استقرار ERP به تنهايی كافی نيست. تمام بخش‌های شركت بايست به شدت در استقرار ERP درگير شوند, بخش‌های فوق را بايست بخش‌های بازاريابی, مهندسی, مالی و منابع نيروی انساني همراهی كنند.
۷- تغيير در روش كار افراد اجتناب ناپذير است.
شركت هايی كه نسبت به استقرار ERP اقدام می كنند می بايست تغييرات عمده‌ای در رفتار خود انجام دهند تا موفق باشند. خيلی كارها بايست به نحوه ديگری انجام شود و اين نوع تغييرات رفتاری همواره به آسانی بدست نمی آيد.
اكثراً مديران رده بالا تصور می كنند كه با تغيير نرم افزار به نرم افزاری مانند نرم افزار سازمانی (ES) برای كسب نتايج مطلوب كافی است. در واقع نرم افزارهای سازمانی اطلاعات بيشتر و ريزتری را با سرعت بيشتری در شركت به گردش در می آورند. اگر رويه‌های تجاری تغيير پيدا نكند نتيجتاً اطلاعات بد با سرعت بيشتری در شركت به گردش درآمده است. ERP كارهای اجرايی را انجام می دهد و اين افراد هستند كه از اين گردش سريع اطلاعات می بايست مفاهيم و نتايج لازم را درک كنند.
افراد با تجربه اعلام می كنند كه استقرار ERP به مراتب مشكل‌تر از ساخت يک كارخانه جديد, توليد يک محصول جديد و يا ورود به يک بازار كاملاً ناشناخته است.
[۱] – ترجمه از كتاب ERP : Making it Happen, Thomas F. Wallace & Michael H.Kremzar