در استقرار موفق ERP چالش‌های متعددی وجود دارد :
[ez-toc]
استقرار ERP به عنوان مجموعه جدید فرآیندهای تصمیم‌گیری, حرکت بزرگی است که افراد متعدد سازمان, از جمله مدیران رده بالا را, درگیر می کند. در واقع, تمام سازمان باید نسبت به روش‌های جوابگویی به عرضه و تقاضا بازنگری کنند. سرعت انتقال اطلاعات در نرم افزارهای سازمانی (ES) همراه با نگاه جدید ERP به تمام سیستم‌های برنامه ریزی و اجرایی, در برگیرنده تغییرات عمده‌ای در تفکر سازمانی می باشد, که کار پر حجم و طاقت فرسایی است.
استقرارهای موفق ERP استقرارهای درون سازمانی بوده‌است. به عبارت دیگر, تقریباً تمام کارها می بایست توسط افراد خود سازمان انجام شود. مسئولیت استقرار ERP را نمی توان به افراد خارج از سازمان, مانند شرکت‌های مشاوره یا تولید کنندگان نرم افزار واگذار کرد. این روش به دفعات امتحان شده و موفق نبوده است. مشاوران می توانند نقش مهمی در زمینه‌های تخصصی ایفا کنند, اما تنها افراد خود سازمان هستند که بر نحوه اجرای کارها در سازمان آگاهی و اشراف کامل دارند و قادر به تغییر روش‌های اجرایی کارها در سازمان هستند.
اگر مسئولیت استقرار ERP از مسئولیت اجرایی سازمان جدا شود, قانوناً چه کسی جوابگوی نتایج بدست آمده خواهد بود؟ اگر نتایج رضایت بخش نبود, مسئولان تقصیر را به حساب اجرای نادرست خواهند گذاشت, در حالیکه استفاده کنندگان ادعا خواهند کرد که استقرار به درستی انجام نشده است. تقریباً بدون استثناء, شرکت‌هایی که بیشترین بهره را از استقرار ERP برده‌اند, شرکت‌هایی بوده‌اند که در آنها خود مدیران اجرایی شرکت, ERP را راه اندازی کرده‌اند.
افرادی که بخش‌های مختلف برنامه ریزی منابع سازمان را راه اندازی می‌کنند, بایست همان افرادی باشند که مدیریت اجرایی آن بخش, را بعهده دارند.
مشکل اینجاست که افرادی که می بایست کار و مسئولیت ERP را به عهده بگیرند, به شدت درگیر کار اصلی و شماره یک خود یعنی : دریافت سفارش از مشتریان, حمل سفارشات, پرداخت حقوق, نگهداری ماشین‌های تولید, تدارک مواد اولیه و خلاصه اداره امور شرکت هستند و امور دیگر نسبت به کار اصلی شرکت در اهمیت پائین‌تری قرار می گیرند. بنابراین, استقرار ERP برای این افراد نمی تواند کار شماره یک باشد, ولی لازم است که کار استقرار ERP در سازمان از اهمیت ویژه‌ای برخوردار شود و ترجیحاً به عنوان کار شماره ۲ و درست زیر کار اصلی اداره امور شرکت قرار گیرد.
اداره امور شرکت با کیست؟ با افراد شرکت که از مدیر عامل شرکت در راس و مدیران بخش‌های مختلف مانند فروش, تولید, مالی, بازاریابی تا رده‌های پائین‌تر شرکت که همه با هم شرکت را اداره می کنند. با توجه به این ساختار, در استقرار ERP باید به نکات زیر دقت شود :
ERP اکثراً با یک سیستم کامپیوتری اشتباه می شود. این درست نیست. ERP در واقع سیستم تفکر افراد است که توسط نرم افزار و سخت افزار کامپیوتر امکان پذیر و اجرایی می شود.
اگر در واقع هدف نهایی, اداره بهتر شرکت است, پس مدیر عامل و مدیران باید به شدت درگیر استقرار ERP شوند. زیرا آنها و تنها آنها هستند که به اداره امور واقف هستند. تغییرات در رده پائین‌تر سازمان, اگر امور رده بالاتر تغییری نکند, بدون تاثیر خواهد بود. درک اینکه موفقیت آینده سازمان به ERP وابسته است بایست از رهبری و مدیریت بالای شرکت سرچشمه گرفته باشد و جزو تفکرات استراتژیک باشد.
مشارکت بخش تولید یا تدارکات یا فروش در استقرار ERP به تنهایی کافی نیست. تمام بخش‌های شرکت بایست به شدت در استقرار ERP درگیر شوند, بخش‌های فوق را بایست بخش‌های بازاریابی, مهندسی, مالی و منابع نیروی انسانی همراهی کنند.
شرکت هایی که نسبت به استقرار ERP اقدام می کنند می بایست تغییرات عمده‌ای در رفتار خود انجام دهند تا موفق باشند. خیلی کارها بایست به نحوه دیگری انجام شود و این نوع تغییرات رفتاری همواره به آسانی بدست نمی آید.
اکثراً مدیران رده بالا تصور می کنند که با تغییر نرم افزار به نرم افزاری مانند نرم افزار سازمانی (ES) برای کسب نتایج مطلوب کافی است. در واقع نرم افزارهای سازمانی اطلاعات بیشتر و ریزتری را با سرعت بیشتری در شرکت به گردش در می آورند. اگر رویه‌های تجاری تغییر پیدا نکند نتیجتاً اطلاعات بد با سرعت بیشتری در شرکت به گردش درآمده است. ERP کارهای اجرایی را انجام می دهد و این افراد هستند که از این گردش سریع اطلاعات می بایست مفاهیم و نتایج لازم را درک کنند.
افراد با تجربه اعلام می کنند که استقرار ERP به مراتب مشکل‌تر از ساخت یک کارخانه جدید, تولید یک محصول جدید و یا ورود به یک بازار کاملاً ناشناخته است.
[۱] – ترجمه از کتاب ERP : Making it Happen, Thomas F. Wallace & Michael H.Kremzar